Rezeption

Liebe Leserinnen,
liebe Leser,

nach meinem Blockunterricht melde ich mich nun wieder. In diesem Blog möchte ich Euch darüber informieren, welche Aufgaben in unserer Rezeption erledigt werden.

Wie einige vielleicht wissen, werden wir Azubis regelmäßig in unserer Zentrale eingesetzt. Hier lernen wir den Umgang mit den Bürger*innen. Zu unseren Aufgaben zählt es, die Telefonate anzunehmen und an entsprechende Mitarbeiter*innen weiterzuleiten. Die Zentrale ist die erste Anlaufstelle für Bürger*innen, aber auch für Personen, die Termine mit Mitarbeiter*innen in unserem Haus wahrnehmen müssen. Hier werden sie an die entsprechenden Stellen weitergeleitet.

Normalerweise können Bürger*innen innerhalb unserer Öffnungszeiten direkt zu den Mitarbeiter*innen der Verwaltung gehen. Aufgrund der aktuellen Corona-Situation ist dies
nur nach Absprache/Terminvereinbarung mit den Kolleg*innen bzw. Reservierung eines Termins über unsere Homepage (Einwohnermeldeamt/ Standesamt) möglich.
Aus diesem Grund haben wir in der Zentrale eine weitere Aufgabe bekommen, denn nun müssen sich alle Personen, die das Gebäude betreten, direkt am Empfang anmelden. Dies muss nicht geschehen, wenn Personen z. B. Steuerformulare oder Prospekte des Touristik-Büros etc. benötigen, da diese separat im Eingangsbereich ausliegen. Außerdem kann auch telefonisch mit den Kolleg*innen an der Zentrale ein Termin für das Einwohnermeldeamt sowie Standesamt vereinbart werden.

Neben den oben genannten Aufgaben ist die Zentrale für den Postein- und ausgang verantwortlich. Dies bedeutet, dass wir die Post morgens von der Poststelle holen, sortieren (+ Eingangsstempel) und an die entsprechenden Sachbearbeiter*innen weiterleiten. Hierzu zählt auch die Hauspost, diese wird gleichfalls mit dem Eingangsstempel versehen.
Zum Postausgang zählt der gesamte Briefverkehr der die Verwaltung verlässt. Daher haben wir in der Zentrale die Aufgabe, die Briefe entsprechend ihrer Größe in Briefkuverts einzutüten sowie nach Gewicht zu frankieren. Am Ende des Tages bringen wir den Postausgang zum Versenden zur Poststelle.

Die Mitarbeiter*innen an der Rezeption sind jederzeit für die Bürger*innen, persönlich oder per Telefon, die ersten Ansprechpartner der Verwaltung.

Bis bald,
Lina

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